Hernán Bulacio

Muchas veces nos encontramos con clientes que , al no tener experiencia en fiestas anteriores, han contratado servicios que no cumplieron con sus expectativas el día del evento.Acá les dejamos algunos consejitos y sugerencias útiles al momento de organizar un evento.



1-Una vez que elegimos la fecha, lo primero que debemos buscar es el salón y la iglesia. Como premisa, no deben estar muy lejos(por el tiempo que se pierde en llegar), y averiguar si en la misma nos proveen de los arreglos florales y la música.



2-Las tarjetas de invitación deben servir como cartas de presentación, por lo tanto deben ser claras y muy precisas.Direcciones exactas, hora y cantidad de invitados deben figurar siempre.

Hay que chequear correctamente los nombres y apellidos y si fuera necesario adosar un plano para ubicar a los concurrentes.

Las mismas deben cursarse 30 días antes del evento y si es posible ser entregadas personalmente.



3-En cuanto al lugar donde a va a ser la recepción, no importa a cuántas fiestas hayamos concurrido allí, siempre hay que revisar y controlar todo, lo cual tambien deberá constar en el contrato de locación.



4-Puntos a tener en cuenta al elegir el lugar de la fiesta:si tiene buena ventilación (en Tucumán es indispensable que cuente con aire acondicionado ),lugar amplio y seguro de estacionamiento, baños impecables( y si fuera necesario que tenga para discapacitados), mobiliario en buenas condiciones y buen soporte eléctrico para las luces. Tampoco debemos olvidarnos de consultar si el lugar posee personal de seguridad y limpieza permanente.



5- Si el salón realiza el catering ya tenemos un asunto menos por resolver.

Por supuesto que el menú elegido debe acomodarse al gusto de los invitados, y debe probarse un tiempo antes. Tambien debemos observar una mesa armada con su mantelería y vajilla listas.

Es mejor saborear más de una opción y aconsejamos no elegir platos muy sofisticados o demasiado cargados, ya que esto nos quita tiempo y dinamismo a la fiesta.



6-La elección de la bebida debe hacerse siempre considerando el tipo de menú y la época del año. Por ejemplo en el invierno se consume mucho bebidas como fernet y en verano se estila mas bien hacer barras caribeñas( sin que uno sea excluyente del otro). Nunca debe faltar el champagne para el brindis y el café después de la comida.



7-Lo más importante de la fiesta es la música, ya que sin ello sería una reunión social aburrida. Con el equipo de sonido e iluminacion que tratemos, debemos detallarles claramente que tipo de música queremos en la iglesia, en el civil, para entrar a la fiesta y durante la cena. Tambien los valses y si hubiera espectáculos, con qué se empezaría y terminaría .



8-En relación a la iluminación siempre tiene que haber luces de ambientación ya que de otro modo no lucen ni la decoración ni los rincones importantes como la entrada o la mesa de tortas. Generalmente se utilizan luces en los tonos en que se decora el salón,aunque una opción muy buena es ambientar con colores complementarios, para realzar mas los diferentes lugares.



9-Las tortas y mesa de dulces tambien pueden variar un poco de lo convencional, como por ejemplo hacer varias minitortas ( una por mesa) o bomboncitos de gustos variados, para todos los invitados.Se usan los pisos separados o uno arriba del otro; pero no en estructuras ni con brazos.



10-La ambientación debe realzar el lugar ,no taparlo, ya que este es un error muy frecuente.

Las telas sirven mucho en las decoraciones,pero cuando se recarga un lugar con ellas, achica y pone pesados los ambientes.

Combinando flores frescas, velas de diferentes tamaños ,juegos de sillones, barras tipo lounge bar,muebles de estilo o modernos y detalles importantes, se puede lograr un lugar sobrio y elegante.

En el caso de un 15 está todo permitido, desde una explosión de colores, hasta una variedad de mobiliario y centros de mesas,kioscos de dulces y salados y por que no tarimas de led pequeñas para bailar encima

11-Las fiestas temáticas asombran gratamente, pero se debe cuidar hasta el mas mínimo detalle, para que el motivo sea comprendido y aceptado.



12-Los espectáculos (magos, cantantes, coreografías,etc) le imprimen un caracter diferente el evento, siempre que no distraigan demasiado tiempo la atencion, para no quitarles protagonismos a los anfitriones.



13-Colocar detalles ,aguja e hilo, flores y tohallas en los baños de damas, repartir tarjetas de agradecimiento, son solo algunos de los detalles que los invitados saben apreciar y que hablan bien de los dueños de la fiesta.



14-El cotillón sirve para levantar el ánimo de la fiesta, pero muchas veces la euforia de los invitados provoca un poco de discordia a la hora de repartirlo.Lo mas indicado es colocarlo en cajas o bolsas bien presentables, por mesa ; lo cual lo hará más personal y ordenado.

Repartir pantuflas para las damas,coleros y trabas coloridas al momento del baile, es un detalle muy original.



15-Si decidimos asignar lugares a los invitados, nunca hay que agruparlos por oficios o profesiones, ya que terminaría en una reunión de trabajo.Es mejor hacerlo por afinidades considerando siempre que las personas mayores están mas alejadas de los equipos de sonido.

Las tarjetas deben ser importantes y estar visibles.



16-No hay que olvidarse que la fiesta es solo una vez por lo tanto debemos relajarnos al máximo, compartiendo con todos los invitados y disfrutando a cada momento.

Es cierto que uno llega cargado de nervios y ansiedades, pero no debemos dejar que los mismos nos ganen y amargarnos por pequeñas cosas que no salen tal cual lo esperamos.Muchos detalles pasarán inadvertidos para los invitados, asi que no debemos preocuparnos.



17-Es necesario armar un timing para estar mas organizados, sin que esto sea condicionante durante la fiesta.



18- Unos días antes tambien hay que hacer una lista de las fotos y tomas mas importantes que queremos, ya que es lo único que nos queda como recuerdo latente de ese día.Las tomas deben ser rápidas para evitar que los invitados se aburran.



19-Un error bastante frecuente es estar pendientes ese día de cada proveedor.Si hemos contratado servicios de categoría justamente es porque confiamos y debemos dejar que ellos trabajen tranquilos y manejen sus tiempos.



20-Por último, una vez terminado el evento es importante agradecer personalmente a cada uno de los que hayan trabajado y participado de nuestra fiesta; ya que sin ellos no hubiera sido posible.



Por eso siempre les aconsejo que toda consulta, reserva o pago que realicen , se haga por escrito y especificando claramente todo lo que han pedido para su fiesta.



No porque se contrate alguien reconocido en el medio quiere decir que vamos a aceptar todo lo que nos proponga. Un profesional debe asesorarnos en lo que buscamos, sin llegar a imponernos su forma o personalidad, la cual tal vez no nos haga sentir cómodos.



Organizarnos es la clave y que cada reunión que tengamos con los proveedores, sirva para sacarnos todas las dudas aportando ideas o gustos que ayuden a definir nuestro propio estilo.